Трудовая книжка порядок выдачи

Содержание

В каком порядке производят выдачу трудовой книжки

Трудовая книжка порядок выдачи

Согласно статье 66 Трудового кодекса, трудовой книжкой называют основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, а также фиксирует его трудовой стаж. У молодых людей, еще не имеющих опыта работы, часто отсутствуют какие-либо знания касательно того, в каком порядке производится выдача трудовой книжки. А это важно знать каждому.

Кто отвечает за работу с трудовыми книжками?

Трудовую книжку выдает работодатель. Соответственно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, принятым в 2003 году, именно на работодателя возлагается полная ответственность за хранение, ведение, а также выдачу и учет трудовых документов сотрудников.

Если в организации отсутствует специальное должностное лицо, в обязанности которого входит работа с персоналом, эта ответственность возлагается на работника, назначенного начальством с помощью приказа. Это может быть секретарь, бухгалтер или менеджер, который способен совместить эту работу со своей основной деятельностью, установленной трудовым договором.

Предприятия, имеющие в распоряжении кадровые службы, не издают приказы, а включают работу с трудовыми книжками в должностные обязанности работников службы.

При этом работники обязаны удостовериться, что в распоряжении организации имеются запасные бланки вкладышей и самих книжек даже тогда, если на данный момент оформление новых работников не требуется.

Однако для этого необходимо оформление книги выдачи трудовых книжек, куда заносятся сведения об операциях получения и расходования бланков трудовых книжек с указанием номера, а также серии всех бланков.

Нужно ли платить за трудовую книжку?

Выдавая сотруднику трудовую книжку или вкладыш в нее, работодатель может взимать плату в размере, соответствующем расходам организации на приобретение книжки. Этот момент закреплен пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Но если в случае чрезвычайной ситуации организация утратила несколько или все трудовые книжки работников, приобретение и оплата новых документов целиком ложится на работодателя.

Работник также освобождается от оплаты за трудовую книжку в случае ее неправильного заполнения или же порчи по вине работодателя.

По закону бесплатное оформление трудовых книжек не предполагается, однако этот пункт можно внести во внутренние правила трудового распорядка предприятия. Все трудовые книжки, заполняемые кадровыми службами, должны быть официально внесены в книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Для чего нужна книга выдачи и учета?

Пунктом 41 Правил предусмотрено, что книга учета трудовых книжек, как и книга по учету бланков и вкладышей должны заверяться подписью руководителя предприятия, затем пронумеровываться и прошнуровываться, после чего их необходимо скрепить печатью или опломбировать. Столь серьезные меры против фальсификации вполне оправданы, однако вызывают некоторые трудности при ведении книг. Поэтому в практике кадровых служб и бухгалтерий для заверки всех учетных форм используют оттиск печати предприятия.

Должностное лицо, работающее с трудовыми книжками, должно, прежде всего, принять все имеющиеся в кадровой службе книжки работников, проверить наличие книги выдачи и учета книжек, а также правильность ее заполнения.

Обязательной является также проверка наличия бланков трудовых книжек и вкладышей. Нужное количество бланков можно определить, исходя из потребностей организации в рабочей силе, а также учитывая категории людей, принимаемых на работу.

К примеру, если организация активно работает с выпускниками вузов, бланков потребуется больше.

Если при проверке обнаружилось отсутствие отдельных трудовых книжек, нужно выявить причину, а затем организовать поиск, результаты которого вносятся в соответствующий акт с описанием всех проведенных мероприятий.

Правила выдачи трудовой книжки работнику

  • Выдача трудовой книжки человеку, который устраивается на работу первый раз, должна производиться не позднее, чем через 5 дней после начала трудовой деятельности, и в присутствии самого работника.
  • Бланк трудовой кадровик получает из бухгалтерии предприятия. Однако, несмотря на предусмотренную законодательством процедуру оформления, нередко бывают случаи, когда работник приносит бланк в кадровый отдел с просьбой его заполнить. Здесь стоит подчеркнуть, что законодательство запрещает приобретение бланка трудовой книжки самим работником, поэтому представителям кадровых служб организаций запрещено оформлять и заполнять подобные документы.
  • В журнал учета движения трудовых книжек должны вноситься лишь те документы, которые прежде были внесены в книгу учета бланков и вкладышей, имеющуюся в бухгалтерии предприятия.
  • Неправильное ведение трудовых книжек может привести к административному штрафу, который достигает 50 минимальных зарплат. Штраф налагается на должностное лицо, нарушившее порядок заполнения документа.

Документы, необходимые для оформления трудовой

Все лица, поступающие на работу, обязаны предъявить руководителю следующие документы:

  1. Паспорт (допускается любой другой документ, подтверждающий личность).
  2. Свидетельство об образовании, квалификации и специальных знаниях.
  3. Обязательно предъявление медицинской справки.
  4. Справка об отсутствии или наличии судимости, уголовного преследования или освобождения.
  5. Страховое свидетельство о пенсионном страховании (если человек устраивается на работу впервые, этот документ не требуется).
  6. Документ о постановке на учет в государственной налоговой инспекции (можно предъявить как подлинный документ, так и копию).
  7. Если лицо имеет несовершеннолетних детей, необходимо предъявить их свидетельства о рождении.
  8. Военнообязанным и лицам, подлежащим призыву, необходимо предъявить документы воинского учета.

Процесс выдачи трудовой книжки при расторжении трудового договора

В соответствии с Трудовым кодексом, любой гражданин имеет право распоряжаться своими способностями к труду. Это проявляется именно в договорном характере осуществления трудовой деятельности, а также равноправии всех граждан при вступлении в трудовые отношения. В случае разрыва трудового договора, книжка выдается в следующем порядке:

  • Чтобы инициировать расторжение трудового договора, работник обязан предупредить руководителя о своем увольнении письменно, не позднее, чем за 14 дней до ухода.
  • Работодатель обязан рассчитаться с работником, а также вернуть ему трудовую книжку в день расторжения договора.
  • Если работник предоставляет письменное заявление, работодатель должен выдать заверенные копии документов о работе.
  • Если произошла задержка выдачи трудовой книжки и виноват в этом работодатель, а именно в случае неправильного ее заполнения, организация должна выплатить работнику компенсацию заработка, не полученного им за все время задержки.
  • Днем расторжения трудового договора является день выдачи трудовой книжки, даже если произошла задержка. Новый день увольнения указывается в специальном приказе работодателя, а также вносится в трудовую книжку с аннулированием ранее внесенной записи о дате увольнения.
  • Если по просьбе работника трудовая книжка была отправлена по почте, возмещению подлежит только промежуток времени со дня увольнения до отправки документа. Время пересылки трудовой книжки не учитывается, так как работодатель не несет за него ответственность.
  • За задержку трудовой книжки с работодателя может быть взыскана сумма за причинение морального вреда в результате лишения работника возможности трудиться.
  • В случае, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку, работнику следует обратиться в трудовую инспекцию либо подать в суд.

Ошибки в оформлении трудовых книжек

Ведение кадровой документации является довольно сложным процессом, а порядок заполнения трудовых книжек доставляет больше всего проблем. Ошибки в заполнении трудовых книжек могут иметь отрицательные последствия как для работника, так и для работодателя. Итак, какие ошибки встречаются чаще всего и к чему они могут привести?

Во время первичного оформления документа

При оформлении трудовой книжки нужно помнить, что работодатель, являющийся физическим лицом, не имеет права вести записи в трудовых книжках работников.

Самой распространенной ошибкой при ведении записей является игнорирование сведений об образовании работника и невнесение этих важных данных в документ.

Также следует помнить, что любая информация, вносимая в трудовую книжку, должна быть подтверждена документально. Сведения со слов работника заносить в документ запрещено.

В процессе ведения книжки

Больше всего ошибок допускается при записи сведений о работе, прежде всего речь идет о трудовой функции работника, утвержденной договором. Запись о приеме на работу должна содержать следующую информацию:

  • дата приема,
  • наименование профессии, должности или специальности, при этом должна быть указана квалификация.

Серьезной ошибкой считается отсутствие в книжке полного и сокращенного наименования организации, или же в записях есть какие-либо сокращения слов, что также запрещено.

Подобные ошибки можно исправить по старому или новому месту работы, в соответствии с официальным заявлением организации, допустившей ошибку.

Раздел книжки, где содержатся данные о работе, не должен содержать какие-либо исправления или зачеркивания, поэтому записи изменяются путем признания их недействительными и внесением новых данных.

Довольно часто встречается ошибка работодателя, который при переводе на новую должность вносит запить в трудовую книжку сотрудника, заверяя ее печатью организации и подписью директора. Однако такое заполнение книжки некорректно, так как печать и подпись должны ставиться лишь после того, как была внесена запись об увольнении работника. Такую ошибку исправить невозможно.

Во время оформления копии трудовой книжки и вкладыша в нее

Дубликат – это документ, который оформлен таким образом, чтобы по содержанию соответствовать оригиналу книжки, в то же время исключая все неверные записи и исправления.

Отсутствуют в дубликате и сведения, которые невозможно подтвердить документально. Вкладыш же является составной частью трудовой книжки, который вшивается в тех случаях, когда в самой книжке заполняется один из разделов.

Вкладыш необходимо оформлять так же, как и трудовую книжку.

Итак, основными ошибками, которые допускаются во время оформления дубликата, считаются следующие:

  • отсутствие отметок об оформлении дубликата}
  • перенос в дубликат записей, не основанных на каких-либо документах}
  • перенос записей, которые были признаны недействительными}
  • перенос записей оригинала не в полном объеме.

При утере трудовой книжки сотрудник обязан немедленно обратиться по последнему официальному месту работы, поэтому если новый работодатель сталкивается с просьбой о выдаче копии книжки, он обязан отказать.

При оформлении вкладыша могут возникнуть следующие ошибки:

  • отсутствует отметка об оформлении вкладыша}
  • заполнение титульного листа не в полном объеме}
  • внесение сведений, не имеющих документальной основы.

Последствия неправильного оформления трудовой книжки

Вследствие неправильно оформленных вкладышей и трудовых книжек работник может столкнуться со следующими проблемами и трудностями:

  1. Если в трудовой книжке указана некорректная причина увольнения, работник может столкнуться со сложностями при устройстве на новое место работы. Может возникнуть ситуация, при которой работник не сможет подтвердить работу на какой-либо должности.
  2. Серьезным последствием ошибок в трудовой книжке может стать невозможность доказать свой истинный трудовой стаж, когда придет время оформлять пенсию. На практике известно множество случаев, когда. Пенсионный фонд отказывался выплачивать гражданам пенсию лишь на том основании, что некоторые данные, внесенные в трудовую книжку, не соответствуют паспортным данным работника, из чего следует вывод, что данная трудовая книжка принадлежит другому человеку.
  3. Самой распространенной является ситуация, когда ФИО работника немного расходится с вариантом записи в паспорте, к примеру, в имени Наталья вместо «ь» указана буква «и». Чтобы подтвердить, что трудовая книжка принадлежит именно этому работнику, ему придется добыть многочисленные архивные справки, но чаще всего люди восстанавливают право на пенсию через суд.

Ошибки в заполнении трудовых книжек сулят проблемы не только самим работникам, но и их работодателям, а также работникам кадровых отделов, которые отвечают за процедуру ведения книжек. Халатность должностных лиц по закону карается административной ответственностью:

  1. В случае нарушения законодательства о труде работодателя ждет наложение огромного административного штрафа, объем которого может составлять от 30000 до 50000 рублей. Штраф может быть заменен приостановлением деятельности организации сроком на 2 месяца.
  2. При задержке работодателем выдачи сотруднику трудовой книжки при увольнении на работодателя налагается ответственность за выплату работнику компенсации за каждый день неоправданной задержки. Таковой считается и задержка по причине несвоевременных исправлений ошибок в записях.

Следует обратить внимание на следующую деталь: уже было сказано, что оформляя работнику впервые трудовую книжку, работодатель взимает с работника плату за ее покупку. Однако существуют случаи, когда плату брать запрещено:

  • В случаях массовой потери трудовых книжек, например, в случае катаклизмов или любой другой чрезвычайной ситуации.
  • Если трудовая книжка была испорчена по вине работодателя.
  • Если вследствие халатности работников кадровой службы трудовая книжка была изначально заполнена неверно.
  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/v-kakom-poryadke-proizvodyat-vydachu-trudovoy-knizhki

Когда должны выдать трудовую книжку работнику при увольнении

Трудовая книжка порядок выдачи

Статья акутальна на: Ноябрь 2020 г.

Процесс увольнения всегда неприятен и требует четких действий. Особым моментом является выдача трудовой книжки при увольнении, так как в этот документ внесены все основные данные о сотруднике.

Наниматель обязан выдать документ и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику. Иногда бывает, что руководитель угрожает тем, что не отдаст книжку или же работник отказывается забирать ее сам, так как не согласен с увольнением.

Увольнение подразумевает под собой расторжение всех трудовых отношений работника с компанией и ее руководством. Сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации.

Трудовая книжка вмещает всю историю рабочего периода человека, она понадобится в будущем для расчета трудового стажа в ПФР. Пока не прекратились трудовые отношения, работодатель должен хранить ее у себя, а по расторжении трудового договора обязан выдать документ беспрепятственно в последний рабочий день.

Законодательные регламентации по трудовой книжке

Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:

  • ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
  • ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
  • ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
  • ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
  • ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата.

Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным.

В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Записи, вносимые в трудовую книжку

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

  • каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
  • на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
  • должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
  • записи формулируются в установленной законом форме;
  • последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
  • если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Кто может получить трудовую книжку

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:

  • выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
  • отдана родственнику увольняемого;
  • переслана с помощью почты;
  • сохранена работодателем в установленном законом порядке.

Особенности личной выдачи

Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.

  1. Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
    • заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
    • вписывание формулировки об увольнении.
  2. Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).

Работник не получил книжку, что делать?

Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:

  • составить акт о том, что трудовая книжка сотруднику не выдана (указать причину);
  • направить сотруднику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее почтой.

Трудовая книжка – почтой

Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

  • заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
  • в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам?

Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:

  • внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
  • убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
  • получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).

По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст.

66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте.

Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

  1. Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
  2. Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
  3. Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
  4. Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
  5. В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
  6. Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Источник: https://TrudGid.ru/uvolnenie/kogda-dolzhny-vydat-trudovuju-knizhku-rabotniku-pri-uvolnenii.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.