Типовые приказы по кадрам

Унифицированные формы документов по учету кадров

Типовые приказы по кадрам

С точки зрения бухгалтерского учета кадровые документы (приказы или распоряжения работодателя о приеме, переводе, увольнении работника, его командировании и т.д.) – это первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Руководствуясь ими, бухгалтерия производит начисления и выплату работникам заработной платы, командировочных расходов, надбавок, премий и т.д.

С 1 января 2013 года действует Федеральный Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 9 которого определяет, что каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом (п.

 1); формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4).

Поскольку ранее первичные документы по учету труда и его оплаты должны были соответствовать унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, возник вопрос, продолжат ли они и далее свое действие.

Разъяснение по этому поводу дал Минфин (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”»):

«С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.»

Из этого разъяснения следует, что нововведения касаются лишь тех первичных учетных документов, которые оформляют факты хозяйственной жизни организации (т.е. фактически только финансовых и бухгалтерских).

Поэтому полагаем, что унифицированные формы документов, которые утверждены названным выше Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, должны и далее применяться в той части, в которой они не касаются бухгалтерского учета и финансовых операций.

Прежде всего, это унифицированные формы по учету кадров, перечисленные в п. 1.1 данного постановления:

  • № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
  • № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
  • № Т-2 «Личная карточка работника»;
  • № Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;
  • № Т-3 «Штатное расписание»;
  • № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;
  • № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
  • № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
  • № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
  • № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
  • № Т-7 «График отпусков»;
  • № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
  • № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;
  • № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
  • № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
  • № Т-10 «Командировочное удостоверение»;
  • № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
  • № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
  • № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные пунктом 1.2. Постановления Госкомстата:

  • № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
  • № Т-13 «Табель учета рабочего времени»;
  • № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
  • № Т-51 «Расчетная ведомость»;
  • № Т-53 «Платежная ведомость»;
  • № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
  • № Т-54 «Лицевой счет»;
  • № Т-54а «Лицевой счет (свт)»;
  • № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;
  • № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
  • № Т-73 «Акт о приеме работ; выполненных по срочному трудовому договору; заключенному на время выполнения определенной работы».

Полагаем, что эти формы могут применяться по усмотрению организации, если они утверждены для внутреннего применения.

Такие выводы можно сделать из анализа норм нового закона о бухгалтерском учете:

  • ч. 1 ст. 1 определяет целью закона установление единых требований к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создание правового механизма регулирования бухгалтерского учета;
  • ст. 5 определяет в качестве объектов бухгалтерского учета экономического субъекта: 1) факты хозяйственной жизни; 2) активы; 3) обязательства; 4) источники финансирования его деятельности; 5) доходы; 6) расходы;7) иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Несмотря на связь с бухгалтерским учетом, учет труда, а также его оплаты, представляется самостоятельным направлением внутренней деятельности организации. Следовательно, выдвигаемые новым законом требования к бухгалтерскому учету не распространяются на кадровый учет. А поэтому унифицированные формы можно использовать, как и прежде.

Однако во избежание возможных проблем целесообразно, утверждая в конце года Учетную политику предприятия, утвердить в ее составе и все применяемые в организации формы первичных документов, в том числе и кадровых (которые вполне могут соответствовать унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, либо быть разработанными организацией самостоятельно и отвечать всем предъявляемым к таким документам требованиям).

При применении Унифицированных форм их полное копирование необязательно.

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.1999 № 20 утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

В этом документе есть важное положение: «В унифицированные формы первичной учетной документации…, утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа).

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться».

Кроме того, при изготовлении бланков унифицированных форм документов «…допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации».

Унифицированные формы документов, представленных в альбоме, охватывают не все операции.

В отдельных случаях приказы по личному составу составляются индивидуально, например, о взысканиях, смене фамилии, замещении и т.п.

Если их приходится готовить достаточно часто, можно разработать собственную унифицированную форму для каждой операцию и утвердить созданные шаблоны в комплекте унифицированных форм, применяемых в организации.

Источник: https://kadrovik.org/unificirovannye-formy-dokumentov-po-uchetu-kadrov

Кадровые приказы

Типовые приказы по кадрам

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

Примерный состав документов кадровой службы

Типовые приказы по кадрам

– Штатное расписание (форма Т-3)

– Положение об оплате труда (схема)

– Правила внутреннего трудового распорядка (схема)

– График отпусков (форма Т-7)

Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:

Положение о защите персональных данных работников (схема)

Обязательство о неразглашении персональных данных работников

1.1.1.2. Документы, создаваемые с учетом специфики организации:

– Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании (схема)

– График сменности

– Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем

– Положение о нормировании труда (схема)

– Положение о нормах выработки (схема)

1.1.2.1. Документы, необходимые для управления персоналом:

– Положение о персонале (схема)

– Положение о подборе и отборе персонала (схема)

– Положение об адаптации персонала (схема)

– Положение об управлении карьерой (схема)

– Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров (схема)

– Положение о комиссии по трудовым спорам (схема)

– Положение об аттестации (оценке) персонала (схема)

– График проведения аттестации

– Представление на атестацию

– Аттестационный лист

– Положение о структурном подразделении (схема)

– Должностная инструкция (схема)

– План работы кадровой службы (план)

– План (прогноз) потребности в кадрах (план)

– Программа развития персонала (программа)

1.1.2.2. Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства:

– Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

– Табель форм документов по работе с персоналом

– Альбом форм документов по работе с персоналом

– График документооборота кадровой службы

– Регистрационная книга:

Книга регистрации трудовых договоров (схема)

Книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка (схема)

Книга регистрации приказов (схема)

Книга регистрации протоколов (схема)

Книга регистрации актов (схема)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (схема)

Книга регистрации личных дел (схема)

Книга регистрации карточки Т-2 (схема)

– Журналы учета:

1.2.1 Документы – основания к приказам по личному составу

1.2.1.1. Трудовой договор

1.2.1.2. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

1.2.1.3. Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности

1.2.1.4. Письмо о переводе

1.2.1.5. Заявление

1.2.1.6. Докладная записка

1.2.1.7. Объяснительная записка

1.2.1.8. Протокол

1.2.1.9. Представление:

Представление о переводе (схема)

Представление о поощрении (схема)

Представление об увольнении (схема)

1.2.1.10. Акты

1.2.2.1. Унифицированные формы:

– Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1)

– Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а)

– Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5)

– Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5а)

– Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6)

– Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а)

– Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8)

– Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а)

– Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9)

– Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а)

– Командировочное удостоверение работника (форма Т-10)

– Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

– Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11)

– Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а)

1.2.2.2. Приказы, имеющие произвольную форму:

– о вынесении взысканий (схема)

– об изменении анкетно-биографических данных (схема)

– об установлении профессии (схема)

– о присвоении разряда(схема)

– о совмещении профессий (должностей)(схема)

– об установлении надбавки (схема)

– о замещении временно отсутствующего работника (схема)

– о дежурстве (схема)

– о привлечении к сверхурочным работам (схема)

– об изменении режима работы (схема)

1.2.3. Первичные учетные документы

1.2.3.1. Личная карточка работника (форма Т-2)

1.2.3.2. Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС)

1.2.3.3. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4)

1.2.3.4. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)

1.2.3.5. Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13)

1.2.3.6. Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49)

1.2.3.7. Расчетная ведомость (форма Т-51)

1.2.3.8. Платежная ведомость (форма Т-53)

1.2.3.9. Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а)

1.2.3.10. Лицевой счет (форма Т-54)

Источник: https://hr-portal.ru/pages/fd/fd.php

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.